Q01：工作时间管理的含义是什么？
A01：要想在职场上获得成功，善于管理自己的工作时间是重要条件。所谓“工作时间管理”，是指为提高个人工作时间的利用率和有效性而进行的一系列自我管理与时间控制工作。通过运用现代科学管理理论与方法来计划与使用工作时间，减少时间浪费，达到既有效率又有成果地完成工作任务。
Q02：工作时间管理的特点是什么？
A02：缺乏工作时间管理能力并不可怕，可怕的是我们知道自己缺乏，却仍无动于衷，不采取行动。工作时间管理是推动我们事业发展的有力臂膀，其重要性充分体现在了它所具有的特点上，包括目的性、针对性、操作性与回报性： 工作时间管理的目的是非常明确的，主要是为了避免浪费本身已经非常有限的工作时间，能够按时有效地完成工作任务 工作时间管理的针对性主要体现在其管理对象上。它的管理对象是指每个人从事工作所用的时间，而不包括其他时间 日常工作实践过程中，每个人都有意识地或者无意识地在管理自己的工作时间，只是效果有所不同而已 有效的工作时间管理将为你带来莫大的收益，使你能够收放自如地掌控自己的工作时间，在职场中如鱼得水。反之亦然
Q03：制定工作时间表的最佳时间是什么时候？
A03：计划与分配工作时间主要是通过工作时间表来进行的。一般而言，最适合在早上开始工作前或者晚上下班时制定每天的工作时间表。前者的优势在于，早上的思维比较清晰，精神状态饱满，这时制定工作时间表，一来更容易理清当天的工作事项，二来则应验了“一日之计在于晨”。晚上下班时做计划的优势在于，这个时候你会对自己当天所遗留下来的任务比较清楚，可以更加全面或者有选择地安排第二天的工作事项。
Q04：制定工作时间表的步骤是哪些？
A04：工作时间表的制定主要是通过四个步骤来完成的：首先，写下这一天要做的工作任务；其次，安排这些工作任务的先后顺序；再次，估计每项任务所需时间的长度；最后，给每项任务分配时间，制定出工作时间表。
Q05：什么是工作时间管理的四象限定律？
A05：通常，我们可以运用工作时间管理的四象限定律来安排工作任务的先后顺序。所谓“四象限定律”，是指以紧迫与否为横轴，以重要与否为纵轴来划分工作的优先级别。根据“轻重”和“缓急”这两个标准，所有工作任务被分为四类，在坐标上构成了四个象限，分别为既重要又紧迫的工作（一级优先）、重要但不紧迫的工作（二级优先）、紧迫但不重要的工作（三级优先）以及既不重要也不紧迫的工作（四级优先）。
Q06：在每日工作时间表上，属于哪个象限（根据工作时间管理四象限定律划分的四个优先象限）的任务居多表明了良好的工作时间管理状态？
A06：在你的工作时间表上，如果“重要但不紧迫”的事项占据了主要位置，那么这说明你较好地掌控了自己的工作时间。因为“重要但不紧迫”的事情占大多数，需要有规划地逐日努力来完成。善于运筹时间、办事有条不紊的人会在重要的事情处于“重要但不紧迫”阶段时就把它处理完毕，避免它们演变成为“重要且紧迫”的棘手事，降低了这类棘手工作的发生比例，同时也不会使自己总处于“战斗”状态。对于不重要的工作任务，则可以采取授权或者取消的方式来解决。
Q07：我们应该把工作时间表安排得满满的吗？
A07：成功的工作时间计划应该是有弹性的，预先给自己留出一定的时间空档来处理意料之外或者临时发生的事情，以便能够按照原定时间计划顺利完成工作任务。反之，如果把每天的工作日程都安排得满满当当，也许刚开始还能应付这样的工作节奏，但日子稍长，你就会发现“计划赶不上变化”，时间越来越不够用。
Q08：为什么要给工作任务设定期限呢？
A08：帕金森定律指出：“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”换而言之，如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它，而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。因此，我们应该为每项工作任务设定期限，并且严格遵守，给自己施加压力，尽快把工作完成。
Q09：对于自己不感兴趣却必须完成的工作任务，我们应该怎么处理呢？
A09：即便是面对着自己喜欢的工作，你也难免要做一些不太感兴趣的工作任务。选择何种态度来处理这些任务至关重要。美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现了这样两种对待时间的态度：“这件工作虽然必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，让自己能早些摆脱它”。非常明显，后者才是有效的工作时间管理之道。不妨尝试着从你的工作时间表中挑出最不想做的事情，然后迅速解决它。
Q10：管理工作时间的法则和方法有哪些？
A10：在管理工作时间的过程中，我们需要遵守六大法则，包括设定任务期限，为工作注入变化因素，克服拖沓，迅速解决最不想做的事，合理避免创新压力，以及保持专心。除此之外，我们还应该懂得运用恰当的方法来支持自己的时间管理，进而提高工作时间效率。这些方法包括了利用时间管理软件，分类完成工作任务，安排不被干扰的时间段，利用黄金时间处理高回报的工作。
Q11：比较优势原理对于工作时间管理有何作用？
A11：1805 年，英国经济学家大卫·李嘉图宣布了经济学中最重要的原理之一——比较优势原理。该原理首先应用于国家之间的贸易，是指每个国家都应该根据“两利相权取其重，两弊相权取其轻”的原则，集中生产并出口其具有“比较优势”的产品，进口其具有“比较劣势”的产品。比较优势原理具有普遍适应性。在工作时间管理领域，该原理主张，如果工资或者预期工资要求比你低的人能够胜任某份工作，就该把工作授权或者外包给这样的人去完成，也就是说，通过利用授权和外包这两种外力来优化工作时间管理，以便自己能够将更多的时间和精力放在更加重要的工作上。
Q12：如何运用授权来优化工作时间管理？
A12：在工作时间管理中，所谓“授权”是指将完成某项工作所需的责任与权力授给部属人员。其实质是责任与权力的转移，一方面使授权者不必事必躬亲，实现了他们工作时间的节省，另一方面使团队中的每个成员都感到受重视，增强了责任心，组织也更有活力。一般而言，授权分为五个步骤：首先，列出不需要亲自做的工作事项；其次，确定合适的人选，把完成该任务的责任和权力转交给下属；再次，清楚地描述任务内容和要求，应包括5W1H，即who、whAt、when、where、why 和how，保证工作信息传达的完整性和准确性；然后，对下属给予支持和鼓励，提供帮助，例如询问是否需要与其他人合作；最后，监控下属的任务进程。
Q13：如何通过控制会议开始的时间来减少会议的延时情况？
A13：会议超时是比较常见同时也令人头疼的问题。一个简便易行的解决办法就是根据会议的预期长度，将其开始的时间点安排在午餐前、下班前或者另一个重要活动开始之前，从而抑制了发生超时状况的客观条件。例如，可以将时长一个小时的会议安排在上午10：30 开始。
Q14：如何对电脑中的电子文档进行规范化管理，减少浪费在“寻找”上的时间？
A14：在科技化的今天，电脑是我们亲密的工作伙伴，也是储存大量信息资料的重要方式。因此，对电子文档进行规范化管理是非常有必要的，能够帮助我们顺利地找到所需资料，节省工作时间。首先，养成使用文件夹的好习惯。它可以将繁多的电子文档一一归类，避免杂乱；其次，按照固定、统一的格式来给文档命名，便于管理和查找。例如，文件“0904 产品促销活动方案”表示它是表示关于9 月4 日产品促销活动方案的资料，采用了“时间+事项”的命名方式；最后，在桌面上创建“文档路径记录”，便于记忆模糊时能提醒自己要找的文件在什么地方。如图所示的路径记录了产品促销活动方案的存放位置。
Q15：进行工作时间管理时，我们应重视危机处理，其中的“B 计划”是指什么？
A15：根据“墨菲定律”，如果事情有变坏的可能，那么不管这种可能性有多小，它总会发生。因此，为行动制定“B 计划”（也就是后备方案）至关重要。我们应该在行动之前推理或者想象一下可能发生的意外是什么，并在此基础之上，用些时间来制定“B 计划”。当意外发生时，我们就会有优势，只需要用比别人更少的时间来处理危机，解决问题。
Q16：人际管理中常见的偷时者有哪些？
A16：人际交往是日常工作的重要组成部分，例如与上司沟通、与同事交流、与客户相处等。但是，对于人际交往中的“偷时者”，我们应该加以警惕，并且掌握正确的应对方法。所谓人际关系中的“偷时者”，是指在人际交往过程中，占用工作时间，影响高效完成工作任务的各种因素。常见的三种是同事之托、难应付的上司以及不速之客。
Q17：“电话回复清单”是什么？它对工作时间管理有何益处？
A07：“电话回复清单”是每天工作都需要用到的电话应对方法。它主要针对那些无法立即处理、需要稍后回复的电话而言，用于记录其相关信息。清单内容一般包括了编号、来电者信息、来电时间、涉及事项、解决措施、回复时间以及备注等。根据“电话回复清单”回复来电的时候，我们应该遵循两大原则——集中与分类原则。所谓“集中”，是指每天选择1-2 个时间段来专门处理清单上的电话；所谓“分类”，是指对来电进行分门别类，将问题相近的电话安排在一起来处理。这样可以缩短用在电话应对上的工作时间，一方面减少由于电话分散而造成的工作中断，另一方面有助于保持回电时的思维连贯性，强化其熟练程度。
Q18：会议主持者对会议时间控制有什么作用？
A18：为了提高会议时间的利用效率，我们应该在会前指定谁是“会议主持者”，其作用主要体现在五个方面，分别是明确会议时间安排、监控会议进展到了哪一步、建议下一步应该做什么、负责观察与评论、以及作出总结。
Q19： 什么是“见异思迁”的上司？应该如何对付，保护自己的工作时间？
A19：一般而言，难应付的上司包括了三种类型，分别是“听而不闻”的上司、“见异思迁”的上司以及“以你为听众”的上司。他们都是偷时者。“见异思迁”型的“偷时”行为主要表现在他给你布置了一项任务后，注意力又会转向另一项任务。于是，他不知不觉中就已经交给了你一大堆的工作，使你较难安排自己的工作时间。对于这种类型的上司，我们应该适当沟通，请他协助你决定工作的优先次序，并且询问完成工作的时限。
Q20：如何应对不速之客，减少工作时间的浪费？
A20：所谓“不速之客”，就是指某些人的出现会耗费你的工作时间，影响你的正常工作状态。对付不速之客的常见方法主要包括了：为每个不速之客设定时间限制，减少时间浪费, 站着会客。当来访者进入办公室时起身，既表示尊敬也能让谈话变得紧凑，避免坐着长谈, 充分利用前台或者秘书的通知和筛选功能，使自己有所准备,向同事发出“求救信号”。事先约定如果会谈在多少时间内仍未结束，就请他出面帮助自己打断
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